В процессе жизнедеятельности различных учреждений и ведомств, муниципальных органов и предприятий создается множество планирующих, отчетных и исторических документов. Срок их хранения может составлять от нескольких лет до века, в зависимости от содержания и важности информации. При этом, всегда присутствует риск возникновения ситуации субъективного, природного и техногенного характера, от воздействия которых ценные материалы будут непоправимо повреждены, похищены или уничтожены. Для того, чтобы избежать непоправимых потерь в таких случаях, в России создан и действует страховой фонд документации.
Страховой фонд документации что это
В каждой организации, независимо от того, государственная она или коммерческая, есть собственный архив. В нем находятся материальные носители информации, отобранные на основании нормативных актов, регламентирующих сроки их хранения. Перечень сведений довольно широк, и охватывает все сферы деятельности государства — общественную, политическую, экономическую, культурную. В него вписываются все материальные носители, которые создаются, как отображение управленческой и статистической деятельности структур всех видов принадлежности. При этом, существуют отдельные сноски, указывающие на то, что информация имеет определенную важность и должна дублироваться.
Страховой фонд документов — это специально оборудованное и безопасное во всех отношениях место, предназначенное для хранения материалов, имеющих важное значение для отдельного объекта в частности и страны в целом. Копии должны находиться на таком удалении от оригиналов, чтобы не допустить одновременное воздействие на оба объекта одного поражающего фактора. Целью системы является сохранение нужных сведений в форме дубликатов для замены подлинных носителей в случае их утраты.
Обратите внимание! В соответствии с требованиями законодательства в страховой фонд документации могут быть заложены копии материалов, которые действительно являются ценными для культуры, науки, экономики, обороны, сферы управления, реагирования на чрезвычайные ситуации.
Главные элементы документации страхового фонда
Система страхования документации состоит из нескольких уровней, что обеспечивает эффективность управления и контроля.
Ее участниками являются такие субъекты финансово-экономического образования государства:
- Министерства, отрасли, ведомства, службы, органы центральной и местной власти. Определяют объем ценной информации, ее сортировку по категориям и срокам хранения. Формируют и подают заявки и заказы на подготовку и прием материалов.
- Территориальные подразделения. Создаются по решению власти субъектов федерации в нескольких регионах на базе одного из предприятий или организаций.
- Головные службы. Действуют в каждом субъекте Российской федерации. Наряду с практической функцией осуществляют контроль и руководство ТСФД .
- Единый российский страховой фонд документации. Является совокупностью всех действующих структур на территории РФ. Осуществляет общее управление отдельными подразделениями и взаимодействие с министерствами.
Обратите внимание! Решение о виде создаваемого фонда принимается исходя из того, кто является заказчиком, и что охватывают его сведения. В зависимости от этого определяется уровень дублирующей архивной организации.
Общие требования
Работа СФД осуществляется в соответствии с действующим законодательством:
К ее организации предъявляются следующие требования:
- достаточное расстояние между основными и резервными хранилищами;
- наличие путей доставки и их безопасность;
- устойчивость к пожару, урагану, землетрясению, отсутствие вероятности подтопления;
- оптимальный микроклимат в помещении для размещения копий;
- создание дубликатов только лицензированными специалистами;
- сертификация изготовленных копий и их учет;
- передача материалов на основании решений компетентных органов;
- оформление всех действий актом комиссии;
- перемещение и хранение материальных носителей в специальной таре.
Важно! К государственным страховым архивам и их деятельности предъявляются такие же требования, как и к хранилищам оригиналов.
Какая документация подлежит защите
В законодательстве не предусмотрено деление архивов по видам материалов. Определяется тематика, время изготовления и сроки хранения.
Установлены такие виды носителей:
- калька и обычая бумага;
- кинопленка;
- фотонегативы;
- фотобумага;
- аудиозаписи.
Согласно правилам, копирование проводится только в одном экземпляре. Если нужно два и более дубликата, то они делаются по решению заказчика или определенного органа власти.
Что касается тематики резервного фонда, то она бывает следующей:
- Продукция для обеспечения выполнения мобилизационного плана.
- Системы жизнеобеспечения стратегических объектов и населения.
- Национальное научное, культурное и историческое наследие.
- Проведений аварийно-спасательных мероприятий и восстановительных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций техногенного и природного характера.
Для удобства хранения архивов помещения разделяются на сектора и отделения в соответствии с закладываемым в них содержимым.
Организация работ по сохранению документов
Для обеспечения создания и работы СФД разработан единый алгоритм работы:
- Анализ информации, подготовка и ввод в эксплуатацию помещений и объектов для хранения дубликатов.
- Подготовка оригиналов к снятию копий. Их выемка, идентифицирование, восстановление, внесение в реестры.
- Создание копий, присвоение им номеров, маркировка.
- Заседание комиссии, составление акта.
- Упаковка, транспортировка, передача уполномоченным лицам по описи и реестру.
- Составление отчета, передача его в вышестоящий орган.
Обратите внимание! Если документ будет востребован, то он остается на месте, а уже с него снимается копия.
Разработанная в России система страхования документов отличается практичностью и эффективностью. Этот метод дублирования важной информации дает абсолютную гарантию ее сохранности при любых, даже самых сложных обстоятельствах.
