Ежегодно в России составляются и подписываются миллионы страховых соглашений. Под защиту берутся материальные интересы отдельных людей, коллективов, предприятий и организаций. Это очень большой объем информации, которая должна вестись правильно, подвергаться проверкам и быть всегда доступной. Применяемые сегодня в данной сфере бизнеса способы учета договоров страхования позволяют их систематизировать и создать максимально удобные условия для их хранения и поиска.
Характеристика договора страхования
Сфера страхования регламентирована Законом РФ № 4015 от 27.11.1992. Нормативный акт многократно пересматривался и дополнялся документами, устанавливающими правила и механизмы его реализации. Одним из таких дополнений стал Отраслевой стандарт бухгалтерского учета, утвержденный положением Центробанка РФ N 491-П от 04.09.2015.
В частности Отраслевой стандарт дает описание характеристик страхового договора:
- название. Полис, контракт, соглашение, сертификат;
- правила сотрудничества и заключения;
- полная информация про страховую компанию;
- паспортные данные и адрес клиента;
- наименование объекта защиты;
- перечень рисков;
- сумма выплаты;
- размер премии и порядок ее внесения;
- срок действия;
- правила внесения изменений и прекращения сотрудничества.
Положения документа устанавливают регламент ведения учета страховых договоров в страховой компании, последовательность действий должностных лиц, так или иначе принимающих участие в процессе.
Важно! Отраслевой стандарт распространяется исключительно на бухгалтерию, учитывающую финансовые операции по получению премий и выплате компенсаций.
Сопровождение договора страхования
Сотрудничество с клиентом начинается с его волеизъявления о составлении соглашения с определенными условиями. Как правило, это делается в форме написания заявления в произвольной форме или заполнения бланка. После этого набирается текст самого договора, он проверяется, распечатывается и подписывается. В силу документ вступает сразу после осуществления первого взноса или всей премии сразу.
А дальше начинается процедура сопровождения, которая включает в себя:
- Введение информации в базы данных, которые для этого предназначены.
- Проведение финансовой операции по бухгалтерскому учету.
- Контроль процедуры перечисления клиентом взносов. При необходимости — напоминание тем или иным способом.
- Расчет страховых резервов.
- Инвестирование активов в безопасные правительственные проекты.
- Проверка состояния взятого под защиту объекта.
- Открытие дела урегулирования убытков при наступлении страхового случая.
- Внесение в документ изменений и дополнений.
- Проведение расчетов при окончании срока действия договора. Это производится при досрочном расторжении, выплате компенсации или наступлении определенного события по программе страхования жизни.
Обратите внимание! Во всех компаниях действует система кодификации. Каждый полис содержит информацию о времени и месте его заключении, номер правил и персональный код сотрудника оформившего документ.
Учет договоров страхования
Учет страховых договоров осуществляется в филиалах по своим направлениям и в обобщенном виде в главном офисе. Кроме этого, она вносится в единую базу данных, где с ней могут ознакомиться контролирующие органы. Сведения хранятся в бумажной и электронной форме.
На автоматизированную систему возлагаются такие функции:
- первичный ввод информации при составлении соглашения;
- корректировка внесенных ранее данных;
- поиск необходимых сведений;
- тематическая сортировка и хранение информации;
- выдача установленных формализованных бланков для контракта и заявления;
- расчет резервов;
- нахождение и печать требуемых документов;
- обеспечение оперативного и удобного сотрудников компании к нужным данным;
- создание и поддержка электронного архива;
- распределение инвестиционного дохода.
Обратите внимание! Благодаря продуманности системы создается многоуровневая структура, образующая в филиалах и представительствах компании единое информационное пространство.
Способы учета договоров страхования
Использование Отраслевого стандарта предполагает деление страховых договоров по определенным категориям. Это необходимо для корректного применения прописанных в документе правил учета. Они распространяются только на соглашения прямого типа, то есть заключенные напрямую с клиентом без партнеров и перестраховщиков.
Применяются следующие критерии при оценке категории соглашений:
- долгосрочные;
- краткосрочные;
- возможность вносить изменения;
- порядок расторжения;
- сумма премии;
- соотношение взносов и компенсации;
- характеристика клиентов и выгодоприобретателей.
Обратите внимание! Применение системы кодировки позволяет классифицировать договоры быстро и четко. Впоследствии любой документ можно будет легко и просто найти, когда в этом возникнет необходимость.
Страховые и инвестиционные договоры
Одним из критериев учета договоров страхования является определение их рискованности.
В данном плане различают такие категории:
- Страховые. Являются рисковыми в плане высокой вероятности наступления страхового события, когда по условиям контракта компания должна будет выплатить клиенту свои средства. То есть величина возмещения в разы превышает премию.
- Инвестиционные. Такие варианты абсолютно безопасны для компании в плане убытка. Соглашения заключаются на длительный срок, а возмещение не превышает суммы полученных взносов. Инвестированные средства приносят прибыль, часть которой добавляется к накоплениям.
Обратите внимание! Существуют еще и сервисные договоры. Вероятность наступления страхового случая по ним крайне мала, а компенсация равна или ненамного превышает сумму взносов.
Значительность страхового риска
Страхование строится на неопределенности события во времени и пространства в сочетании с определенной вероятности его возникновения. Данное соотношение является показателем значительности риска.
То есть, при составлении соглашения не должно присутствовать одно или несколько таких условий:
- когда возникнет страховое событие;
- будет ли случай вообще;
- сумма, которую придется выплатить компании при срабатывании риска.
Когда предполагается выплата большого вознаграждения, значительно превышающего премию, то такой риск считается значительным. Также к данной категории относятся события, которые по статистике случаются часто и регулярно.
Обратите внимание! К страховым рискам не относится упущенная прибыль и убыток вследствие досрочного расторжения контракта и возврата части премии. Также не берутся в расчет текущие расходы на сопровождение договора.
Ведение учета страховых договоров в страховой компании
Процедура регистрации и учета страховых документов отработана и происходит по единой методике. Сначала в технический отдел сдаются вторые экземпляры полисов, договоров и квитанции о внесении премии. Полученные деньги вносятся в кассу или перечисляются на счет компании через терминал. Затем оператор вводит данные в систему и активирует соглашение. В единой базе данных информация становится доступной через сутки после ввода. Кроме этого, специалисты корректируют справочники, распределяют бланки и изменяют их статус, вносят изменения в действующие сертификаты.
Благодаря грамотному учету страховых договоров процедура сотрудничества с клиентами максимально упрощена. Алгоритмы работают быстро, четко, не допуская ошибок и упущений всех, даже мелких деталей.
