Страхование имеет большое значение, как для отдельных граждан, так и для страны в целом. Под защиту берется жизнь, здоровье, имущественные интересы людей, крупные государственные проекты и процессы. Все это сопровождается оформлением огромного количества документации. Любой договор — это деньги, обязательства и правила сотрудничества. Часто сроки сотрудничества растягиваются на годы и десятилетия. Чтобы быстро найти нужный документ создается и функционирует архив страховой компании — грамотно организованный сервис, обеспечивающий надежное хранение финансово-правовой информации.
Для чего нужно хранить документы
Прежде всего, организация сбора обобщения и сохранности финансовой документации регламентирована государством. Речь идет о Федеральном законе № 125/2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». В документе прописаны вопросы обработки документации, сроки, порядок допуска к ней и уничтожения.
Существует несколько целей хранения информации:
- Сроки давности. Они могут быть 3, а могут и 75 лет. Никто не может дать гарантии, что со временем не откроются новые обстоятельства дела и его придется поднять. Отсутствие материалов может быть истолковано в пользу истца.
- Систематизация. Договоры подразделяются по множеству критериев. Это год заключения, срок действия, объекты защиты, страховые суммы и лимиты. Все дела распределяются по данным признакам, что удобно и практично.
- Обеспечение достаточного места. Учитывая оборот страхования, за годы в организации скапливается большое количество документации. Ее необходимо не только удобно уложить, но и обеспечить надлежащие условия ее хранения, уделяя особое внимание вопросам безопасности.
В конечном итоге грамотно организованное архивирование обеспечивает эффективность в работе организации, способствует ее развитию, повышает рейтинг, а как следствие — привлекательность со стороны клиентов самого разного статуса.
Обратите внимание! Архивирование является довольно сложным и ответственным процессом. Грамотная организация данного мероприятия дает возможность снизить текущие расходы, связанные с учетом, поиском и применением нужной информации.
Оптимизация документооборота
Процедура открытия, ведения и закрытия страховых дел отработана до мелочей. Но дальше начинается самое сложное — их нужно где-то разместить, запомнить место, а когда информация понадобится, быстро найти ее, не потеряв ни одной бумаги или байта электронного файла. Ведение описей и картотек является проверенной практикой, но в современных условиях такой способ занимает слишком много времени. Чтобы упорядочить систему размещения папок и на тратить время на составление бесконечных картотек и соответственно установку огромных шкафов, разработана программа маркировки документов штрих-кодами и их учет в электронных списках.
Маркировка может проводиться различными способами:
- Наклеивание полосок на листы, а на конечном этапе на папку. Тут нужно иметь рулон готовых этикеток или приспособление для их распечатывания на месте.
- Нанесение штрихкода на бумаге с лицевой или обратной стороны. Простой способ, но есть вероятность махинаций путем подмены.
- Использование для работы заранее промаркированных листов. Тут придется тратить время на внесение информации об испорченных бланках, так как это подотчетные материалы.
- Применение фирменных бланков с заранее нанесенными учетными символами. Так обычно происходит с полисами ОСАГО, которые расходуются с особой интенсивностью.
После нанесения штрихкодов документы проходят через сканер и попадают к сотруднику, проверяющему правильность оформления материалов. А уже затем папки отправляются в хранилище. Информация об их местонахождении заносится в базу данных. Достаточно ввести поисковый запрос, и система подскажет, где лежит искомый документ.
Обратите внимание! Современные архивные системы программируются по каждому документу. Так компьютеры выдают информацию об окончании договоров, просрочке платежей и тому подобное.
Хранение особо важных документов
Нет второстепенных договоров, но есть документы, утрата которых может повлечь за собой осложнения с законом, потерю репутации и финансовые убытки. Таким материалам уделяется особое внимание в плане обеспечения надежности их сохранности.
Принимаются следующие меры:
- Изготовление дубликатов. Бумаги имеют свойство терять свойства и качества, как носителя — рассыпаются, выцветают чернила. Не следует забывать и о вероятности пожара, затопления и хищения. Копии укладываются в другое место, что исключает их исчезновение одновременно с оригиналом.
- Создание электронных версий. Сканированные файлы переносятся на несколько носителей, которые помещаются в сейфы.
Обратите внимание! В некоторых случаях особо важные материалы и их копии могут размещаться в банковских ячейках, что гарантирует их абсолютную сохранность.
Внеофисное хранение документов
Как правило, филиалы компаний располагаются в небольших зданиях, где есть место только для самого необходимого — мебели и бытовой техники, сотрудников и посетителей. А между тем, количество архивных материалов растет, хранить их на подоконниках и по углам некрасиво, непрактично и противозаконно. Для размещения таких документов можно воспользоваться услугами организаций, имеющих лицензию для ведения архивной деятельности. Тут нужно соблюсти условие, чтобы их сотрудники не имели доступа к конфиденциальной информации. То есть, арендуется помещение, у которого есть охрана, эффективная вентиляция и система пожарной безопасности.
Обратите внимание! Для организации внеофисного хранения архива составляется договор установленного образца.
Создание электронных архивов
Электронный архив — это отличное решение для страховой компании.
Такое решение имеет следующие плюсы:
- простота управления большим потоком документов;
- легкость внесения информации в базу данных и регистрация материалов;
- быстрота поиска необходимых сведений, не вставая с рабочего места;
- использование программ сравнения объектов до и после происшествия;
- объективное урегулирование страховых случаев без возможности ссылок на субъективность;
- автоматизирование процессов систематизации и оповещения;
- установление системы допуска для категорий сотрудников;
- защита информации от потери и порчи.
Система электронных данных достаточно проста. Ее без особых усилий освоит в течение рабочего дня даже начинающий работник компании.
Конфиденциальное уничтожение документов
Для каждого типа документов установлен минимальный срок их хранения. По его истечению компания имеет полное право их уничтожить, так как они не имеют практической ценности. Данная процедура проводится ежегодно, для чего приказом руководителя организации создается комиссия. Ее члены просматривают каждый документ, а после одобрения дают согласие на его внесение в акт на уничтожение.
Процедура проводится путем сжигания или сдачи на сертифицированный пункт приема макулатуры. Там выдается квитанция на принятие груза с указанием его веса. Но и это не все. Комиссия должна присутствовать во время загрузки материалов в емкости для переработки, чтобы убедиться в их гарантированном уничтожении. Это нужно, чтобы конфиденциальные сведения не попали к третьим лицам для ознакомления и разглашения. По окончании процедуры члены комиссии подписывают акт.
Таким образом, архив страховой компании — это важная и неотъемлемая функция ее деятельности. От ее правильной организации зависит эффективность работы всей организации в целом.
